Profesionálne prijímanie a presmerovanie hovorov - 1. časť

Zdvihnutie telefónu je jednoduché. ale ako to pokračuje? Kto je na rade? Čo chce volajúci? Ó, drahá, požadovaná kontaktná osoba nie je v dome. Nemôžem pomôcť. Tu nájdete 100% osvedčené praktické tipy na okamžité použitie pre prvý hlas v telefóne, sekretárky a asistentov.

Tieto tipy vám poskytnú bezpečnosť a dobrý pocit pre volajúceho. Pretože: Neexistuje druhá šanca na prvý dojem. Osoba, ktorá prijíma hovory, je „telefónna karta“ vašej spoločnosti.

Zvoní:

Prosím usmievaj sa 😁
Pred zdvihnutím telefónu sa usmievajte. Šťastie, priateľskosť, teplo - to všetko môže váš volajúci počuť. Keď sa usmejete, váš hlas znie teplejšie a priateľskejšie. Stiahnite si „The Smile“.

Nechajte zvonček zvoniť dvakrát
Pred zdvihnutím slúchadla nechajte telefón dvakrát zvoniť. Pozornosť je na oboch stranách najväčšia. Ak chudnete okamžite, ľahko vznikne dojem, že nemáte čo robiť a doslova čakáte. Nechajte to znieť dlhšie ako trikrát alebo štyrikrát, dajte pocit, že to nepotrebujete.

Tipy na pozdrav/správu:

Pozdravujem vás
Najprv pozdravte volajúceho vzorcom pozdravu, ktorý sa líši v závislosti na dennej dobe: „Dobré ráno“, „Dobrý deň“, „Dobrý večer“ atď. Ak je denný pozdrav začutý alebo ho „pohltí“ zlé spojenie, potom to nie je také zlé.

Ďalšia vec, ktorú volajúci počuje, je názov vašej spoločnosti - nikdy sa nestratí. V prvom rade je pre volajúceho dôležité, aby „pristál“ tam, kam chce ísť. Zaručuje to pomenovanie názvu spoločnosti ako druhej časti správy.

Nakoniec povedzte svoje meno.

Zloženie zákazníckeho pozdravu
Vitajte - názov spoločnosti - vlastné meno

Dobré ráno, Max Müller GmbH (hovoríte s) Caroline Sommer.

Meno krstné mená
Vaše meno nie je len osobnejšie a osobnejšie, ale vytvára aj základ dôvery. Ďalej budete potrebovať ďalšie informácie od volajúceho: kto je to a čo by vám chcel pomôcť pri rozhodovaní, kto môže pomôcť. V tomto ohľade má tento osobný pozdrav s vašim krstným menom dvojitý zmysel.

Žiadne prázdne frázy.
Na konci pozdravu nepoužívajte prázdne frázy ako „Čo pre vás môžem urobiť?“ To nemá význam a znie to ako ústredňa.

Spýtajte sa na mená - kto je na telefóne?

Po texte správy sa volajúci predstaví, povie, s kým chce hovoriť a o čo mu ide.

Po uvítaní osobná adresa
Pozorne počúvajte a čo najskôr sa porozprávajte s volajúcim: „Dobrý deň, pán Meier“.

Získajte meno volajúceho
Ak ste názvu nerozumeli, urobte to okamžite. No go: „Ako ste sa znova volali?“ Alebo „Nechápem, ako sa voláte“. Pokiaľ je to možné, vyhýbajte sa negatívnym formuláciám!

Tip: pýtajte sa na mená profesionálne

Boli by ste taký láskavý a chceli by ste mi znova povedať vaše presné meno?.
Prosím, opakujte svoje meno znova.
Prosím, buď taký láskavý a vyhláskuj mi svoje meno.

Poznačte si meno volajúceho
Pozorne načúvať. Keď začnete hovor, poznačte si meno volajúceho. Najlepšie je priamo použiť poznámku z telefónu.

Zistite dôvod hovoru

Rád by som hovoril s výkonným riaditeľom ...
Vo väčšine sekretariátov existuje pravidlo priority: Neuskutočňujte telefonický hovor bez mena a žiadosti. To je dobré, pretože asistent drží šéfovi chrbát voľný.

Ako to teda funguje bez toho, „O čom to je?“ Túto často používanú strašidelnú frázu, ktorá je voči nepriateľovi nevhodná, môžete ľahko nahradiť:

Tip: pýtajte sa profesionálne

Dajte mi krátke kľúčové slovo (pán/pani je priamo na obrázku)!

Požiadanie o „kľúčové slovo“ je takticky chytré. Volajúci nemá pocit, že hovorí „celý príbeh“, ale iba nadpis. Malo by sa to urobiť rýchlo. Okrem toho, ak poznáte svoju spoločnosť, môžete pomocou tohto „kľúčového slova“ rýchlo určiť, či konverzácia musí „ísť“ k šéfovi, alebo či môžete pomôcť vy alebo kolega.

Vyskúšajte tieto maličkosti a budete sa diviť, aké sú bezpečné a účinné. Okrem toho má váš volajúci pocit, že je v dobrých rukách a vítaný.

Ďalšie tipy budú nasledovať s ďalšími Charisma News:

ako profesionálne prevádzať hovory,
aké riešenia môžete ponúknuť, keď osoba, s ktorou sa rozprávate, nie je doma a
ako doviesť rozhovor k záväznému záveru

V prvom rade veľa šťastia a radosti z realizácie začatia konverzácie!

Sylvia Guttenberger
v mene tímu Charisma