Kancelária f; r interné dozorné služby - 1996

84. Oddelenie vnútorného auditu identifikovalo v tomto období potenciálne výnosy a úspory vo výške takmer 12 miliónov dolárov. Takmer 9 miliónov dolárov sa ušetrilo alebo získalo späť vďaka akciám odporúčaným oddelením v tomto alebo predchádzajúcich vykazovaných obdobiach. Aiad pristupuje ku svojim odhadom potenciálnych úspor konzervatívne. Dôkladné sledovanie vykonávania odporúčaní prispelo k tomu, že nakoniec sa vrátili vyššie sumy.

dozorné

85. Vzhľadom na finančnú veľkosť činností a potenciálne riziká sa značné percento zdrojov divízie vrátilo na udržanie mieru, humanitárne činnosti, najmä UNHCR, a na obstarávanie. Okrem prebiehajúcich auditov rôznych administratívnych oblastí vyvinula aiad väčšie úsilie v poskytovaní služieb vnútorného auditu organizácii.

86. V období od 1. júla 1995 do 30. júna 1996 zahájil odbor vnútorného auditu 131 projektov auditu v týchto oblastiach:

87. Počas sledovaného obdobia vyústili tieto audity do 260 auditov s 2 105 odporúčaniami, ktoré sú rozdelené podľa cieľov auditu:

Boli vydané odporúčania pre nasledujúce oblasti činnosti:

88. Počas tohto obdobia bol na oddelení početný počet voľných pracovných miest. Na začiatku roku 1996 bolo obsadených iba 42 z 53 miest vo vyšších službách, čo zodpovedá podielu voľných miest takmer 21 percent. Voľné miesta boli obsadené zmrazením platieb v súvislosti s finančnou krízou, skutočnosťou, že rozpočtové položky schválené na dvojročné obdobie 1996-1997 boli ocenené iba na 50 percent ich nákladov, voľná pozícia stanovená v rozpočte na roky 1996-1997 bola voľnejšia Pozície a všeobecne pomalý proces náboru organizácie. Do konca sledovaného obdobia boli obsadené ďalšie tri pracovné miesta, zostalo iba osem voľných pracovných miest, na ktoré sa ešte neukončil nábor. Keby boli obsadené všetky pozície, bolo by k dispozícii asi 2 000 ďalších dní skúšky. To by pokrylo viac skúmaných oblastí a prinieslo podstatne viac výsledkov.

90. Podiel žien na oddelení sa počas sledovaného obdobia zvýšil. Za posledných 12 mesiacov nastúpili do oddelenia štyri vyššie úradníčky - jedna z nich v hodnosti P-5, jedna v hodnosti P-3 a dve v hodnosti P-2).

91. Útvar vnútorného auditu vyvinul väčšie úsilie, aby zabezpečil svojim audítorským zamestnancom príslušné technické školenie. Dvojtýždňový seminár pre audítorov so sídlom v Ženeve a Nairobi sa zameral na audit výkonnosti a audit na mieste. Medzi ďalšie školiace aktivity patrili témy ako štandardy vnútornej kontroly, audity obstarávania, použitie technológií pri audite a efektívna prezentácia výsledkov auditu. Počas školenia katedra spolupracuje s Inštitútom interných audítorov a ďalšími kvalifikovanými vzdelávacími inštitúciami. Okrem toho školiace aktivity oddelenia podporovali najvyššie kontrolné inštitúcie z rôznych členských štátov OSN.

92. Na základe dohody medzi Medzinárodným protidrogovým programom OSN a Úradom vnútorných kontrolných služieb začal odbor vnútorného auditu s účinnosťou od 1. mája 1996 vnútorný audit činností Fondu pre kontrolu drog. Ďalej bola uzavretá dohoda medzi Spoločným dôchodkovým fondom OSN a Aiad o poskytovaní služieb vnútorného auditu pre dôchodkový fond. Aiad zriadila revízne stredisko pre dôchodkový fond, ktoré začne fungovať v septembri 1996. Program kontroly drog aj dôchodkový fond uhradia spoločnosti Aiad náklady na poskytnuté audítorské služby.

93. Normy vnútornej kontroly: Organizácia ako celok zatiaľ nereagovala na odporúčanie aiadu prijať katalóg noriem pre medzinárodnú kontrolu. Odbor správy a logistiky poľných operácií DPKO (FALD) sa však dohodol, že do svojho výcvikového programu pre vedúcich v oblasti udržiavania mieru zahrnie súčasť vnútorných kontrol. Aiad víta tento prvý krok a teší sa na podobné iniciatívy z úrovne riadenia organizácie.

2. Významné zistenia a odporúčania

94. Mierové operácie: Pozri body 17 až 39.

95. UNHCR: Pozri body 46 až 56.

96. Integrovaný riadiaci a informačný systém (IMIS): Sekcia IT oddelenia interného auditu úzko spolupracovala so zamestnancami IMIS na zabezpečení toho, aby plánovanie a konštrukcia, testovanie, konverzia a implementácia IMIS boli v súlade so štandardmi spracovania a testovania údajov pre vývoj a prenos informačných systémov, aby existovali dostatočné mechanizmy vnútornej kontroly a Procesy sú zabudované do systému a tieto zostávajú neoddeliteľnou súčasťou systému počas odovzdávania a implementácie.

97. e-mail: Preskúmanie e-mailu vedením organizácie ukázalo, že e-mail sa stal dôležitou formou komunikácie pre OSN s obrovským potenciálom zlepšenia z hľadiska hospodárnosti, efektívnosti a efektívnosti organizácie. Auditom sa zistilo, že politika a ciele neboli jasne definované; neexistovali žiadne výkonnostné opatrenia ani hodnotiace kritériá; a manažment ešte nestanovili komplexnú stratégiu na dosiahnutie organizačných cieľov. Valnému zhromaždeniu bola predložená samostatná správa o najdôležitejších zisteniach a odporúčaniach (A/50/1005).

98. Spracovanie údajov v regionálnych komisiách: V súlade s plánom oddelenia interného auditu na preskúmanie činnosti IT v regionálnych komisiách bol vykonaný audit systému spracovania údajov Európskej hospodárskej komisie pre Latinskú Ameriku a Karibik (ECLAC), ktorý sa týkal počítačového prostredia a jeho prevádzky a aplikačných metód. Dôraz sa kládol na sekciu počítačových služieb, ktorá je zodpovedná za infraštruktúru informačných technológií a uľahčuje jej efektívne používanie zamestnancami, čím zvyšuje celkový výkon a produktivitu ECLAC. Kľúčové zistenia z auditu zahŕňajú: potrebu aktívnejšej kontroly činností spracovania údajov riadiacim výborom, vývoj formálnejšieho spôsobu zabezpečenia presnosti a spoľahlivosti finančných informácií a zlepšenie bezpečnostných opatrení a obnovy údajov.

99. Všeobecná administratíva: Audity sa uskutočňovali okrem iného v týchto oblastiach: kontroly organizačného plánu, príspevky na vzdelanie, príspevky na mobilitu a strádanie, dotácie na nájomné a cestovné.

102. Poštová správa OSN: Oddelenie vnútorného auditu kontrolovalo činnosť Poštovej správy OSN. Poštová správa v súčasnosti čelí finančným ťažkostiam a v prípade ďalších strát nemusí byť schopná v budúcnosti financovať svoje vlastné operácie. Príjmy z jej činnosti vykazovali v rokoch 1990 až 1995 pokračujúci klesajúci trend. Pokračujúci pokles predaja v dvojročných obdobiach 1992 - 1993 a 1994 - 1995 spolu so zvýšenými výdavkami viedol k 31. decembru 1995 k čistým stratám vo výške 2,2 milióna dolárov. Z dôvodu tohto nepriaznivého vývoja mala Poštová správa OSN už 94 percent rezervy všeobecne Fond sa vyčerpal na činnosti v rokoch 1991 až 1995. Ak sa tento negatívny trend nedá zvrátiť, OSN by mala zvážiť, či pokračovať v poštovej správe v súčasnej podobe.

104. Projekty technickej spolupráce (TC): Oddelenie vnútorného auditu preskúmalo 24 projektov rozvojovej spolupráce uskutočňovaných Oddelením podporných a poradenských služieb v hodnote približne 60 miliónov dolárov. V rámci tohto preskúmania sa uskutočnili výlety na projekty v Ghane, Japonsku, Malawi, Nigeri, Zimbabwe, Tanzánii a Ugande. Komplexné preskúmanie riadenia projektov odhalilo tieto nedostatky: oneskorenia vo vývoji projektu a v počiatočnej fáze; Nedostatky v príprave projektu; Realizácia projektov bez pracovných plánov; značné zvýšenie nákladov, napríklad v dôsledku oneskoreného začiatku a dlhšej realizácie projektov, ako sa plánovalo; nedostatočné monitorovanie a kontrola projektu; Žiadne hodnotenie projektu ani žiadne následné kroky po hodnotení. Okrem iného sa odporučili tieto nápravné opatrenia: Stanovenie lehôt na prípravu, schválenie a začatie projektov; Zlepšiť monitorovanie a presadzovanie zodpovednosti; a vytvorenie mechanizmu, prostredníctvom ktorého sa poznatky získané z hodnotení projektov odovzdávajú autorom a manažérom projektu.

105. Poradenské činnosti: Pri vykonávaní auditov sa pravidelne poskytujú rady v otázkach riadenia. Počas sledovaného obdobia boli miestni audítori priznaní misii OSN na Haiti (UNMIH), mierovým silám OSN (UNPF), overovacej misii OSN v Angole (UNAVEM III), ako aj audítorom v ústrediach a kanceláriách v Ženeve a Nairobi. Poradenstvo v otázkach riadenia. Audítori tiež prispeli k preskúmaniu efektívnosti Úradu OSN vo Viedni.