Kontrolný zoznam. Bonnotov dom udalostí. 1 koncepčná fáza. Kontrolný zoznam Bonnot s Event House 1 Plánovanie, organizácia a realizácia udalostí

1 Kontrolný zoznam udalosti spoločnosti Bonnot s 1 Fáza koncepcie Vypracovanie koncepcie udalosti Aký cieľ chceme dosiahnuť pomocou udalosti? Ktorej cieľovej skupine sa chceme venovať? Typ akcie (zákaznícka akcia, zamestnanecká akcia, valné zhromaždenie, veľtrh, výročie atď.) Máme dostatočné kapacity/personál na realizáciu bez agentúry? Máme potrebné technické know-how na profesionálnu implementáciu? Ktorá agentúra pre podujatia by nás mala podporiť pri realizácii? Zoznam adries Cieľová skupina Zoznam adries press/media Definujte počet hostí/účastníkov Určte dátum, čas a miesto konania akcie (pozor: zvážte časy montáže a demontáže!) Kde a kedy by sa akcia mala konať? Pripravte si hrubý rozpočet Moderovanie/zábava Výzdoba (koncept/téma miestnosti) Technológia podujatí Stravovanie Interné náklady Výroba Pozvánky Prenájom Lokalita Prenocovanie Transfer (cestovanie, doprava) Osobné darčeky Komunikácia o udalosti (prihláška, pozvánka atď.) Kontrolný zoznam Bonnot s Event House 1

2 Časový plán pre celú organizáciu podujatia Definícia obsahu programu Časový plán, výroba, odoslanie pozvánok Potvrdenie vrátane programu, popisu trasy, obliekania, prepravy atď. Pripravte prezentačné dokumenty Pripravte PR dokumenty Dokumenty účastníkov vytvárať darčeky Vytvoriť zoznam hostí/zoznam médií Pripraviť menovky, v prípade potreby priradiť vstupenky 2 Definícia programu Rečníci/moderátori určujú scenár, načasovanie didaktiky a dramaturgie Hlavné body, koniec predstavenia alebo hudobné vystúpenia Atrakcie Kontrolný zoznam Bonnotov dom udalostí 2

3 3 Infraštruktúra umiestnenia/miestnosti Poskytuje dostatok priestoru pre požadovaný počet účastníkov? Poskytuje dostatok pomocných miestností Sekretariát Šatňa pre rečníkov/umelcov, ako aj pre zamestnancov tlačovej kancelárie Je dostatok parkovacích miest? Je ľahké sa dostať do verejnej dopravy? Shuttle? (Miesto odbočenia pre autobusy?) Susedia (hluk a emisie nečistôt) Bezbariérový prístup Pre stany a iné neobvyklé miesta Vyhrievanie/klimatizácia Vetranie Sanitárne zariadenia Núdzové východy Značky technickej infraštruktúry (svetelné, zvukové, videozáznamy atď.) Vlastnosti konferenčnej miestnosti Výška miestnosti Šírka miestnosti Dĺžka miestnosti Plány alebo náčrty miestnosti Optické prekážky v hale (napr. stĺpy atď.) Sedenie, nábytok, javisko, priečky miestnosti atď.? Požiadavka na miesto pre technológiu Pripojenie napájania/požiadavky na napájanie Úložný priestor pre vyprázdnenie (infraštruktúra a technológia) Infraštruktúra/nábytok Barové stoly Bufetové stoly Jedálenské stoly Stoličky Salón/bar Šatňa Kontrolný zoznam Bonnot s Event House 3

4 4 Stravovanie Koncept stravovania (obsluha, bufet, témy, realizácia) Stravovanie pre dni založenia a demontáže (personál) Uvítací nápoj Break drinky Obed večera Posteľ mumpfeli (čokoláda na vankúši, uvítacia karta) Dávajte pozor na diéty/špeciálne požiadavky na menu (mäso/vegi) Stravovanie externými zamestnancami 5 Dekorácie Prenájom rastlín Vlajky Gobos (projekcie loga) Koberec Stolové dekorácie Tematické dekorácie Motívy Projekcie obrázkov alebo videa Kontrolný zoznam Bonnot s Event House 4

5 6 Logistika Vybudovanie telefónnych zoznamov pre posádku Označenie logom (značenie) Značenie ulicami (trasa k udalosti) Značenie oblasti (parkovisko, v budove, hala) Výzdoba, scénické riešenie, stravovacia technika Parkovacie miesta pre montáž a dodávky Príležitost Parkovacie miesta pre hostí/účastníkov ZŤP parkovacie miesta Doprava z/na letisko, vlakovú stanicu atď. Uvítací pult v hoteli: recepcia, informačný stánok s darčekmi Sanitárne zariadenia vrátane upratovania na podujatí Demontáž záverečného upratovania parkovacích miest Vyzdvihnutie Checklist Bonnot s Event House 5

6 7 Personálny dress code (vlastní a externí zamestnanci) Individuálne informácie/inštruktáž k príležitosti pre prítomných členov posádky Správanie, poučenie v prípade núdze Adresy a telefónne zoznamy Personálne plánovanie (okrem technického personálu) Projektoví manažéri Umelci/umelci Bezpečnosť Lekárski tlmočníci Bežci Dekoratéri Hasiči (požiarna stráž) Upratovači - Šatnícka služba/služba pohotovosti VIP podpora Moderátori Hostesky Obsluha vodiči Fotografi Podpora parkoviska Telefónna služba Kontrola vstupu/výstupu Podpora umelcov Kontrolný zoznam Bonnot s Event House 6

7 8 Právne záležitosti a povolenia S mestskou/mestskou políciou vyjasnite dopravné predpisy Povolenia na jazdu v noci, Krádež atď.) 9 Bezpečnosť Únikové cesty a núdzové východy (informujte, označte) a prijatie hasičskou políciou Statika budov v pozastavenom stave Prístup pre hasičov a záchrannú službu Protihluková ochrana Núdzová lekáreň, Samaritán, prvá pomoc, pohotovostný lekár atď. Bezpečnostná stráž, kontrola vstupu atď. Kontrolný zoznam Bonnotov dom udalostí 7.